Hoeveel pagina’s print jouw organisatie per maand? En wie printen er het meest? Voor veel facilitair managers en IT-beheerders is dat een open vraag. Zonder inzicht in het printgedrag van medewerkers is het lastig om kosten te beheersen, beleid te maken of te besparen waar het kan. In deze blog lees je hoe je printgedrag kunt monitoren, welke data je daarmee in handen krijgt en hoe je die informatie praktisch inzet.
Waarom inzicht in printgedrag belangrijk is
Printen is voor veel organisaties een kostenpost die onder de radar blijft. De rekening van de leverancier komt binnen, die wordt betaald, en verder denkt niemand er over na. Totdat blijkt dat de kosten hoger zijn dan verwacht, of dat er veel meer wordt geprint dan nodig.
Inzicht in printgedrag van medewerkers geeft je de informatie die je nodig hebt om daar iets aan te doen. Je ziet waar de grote volumes zitten, welke afdelingen bovengemiddeld printen en of er gedrag is dat je wilt bijsturen, zoals onnodig printen in kleur of dubbelzijdig printen dat niet standaard is ingesteld.
Dat inzicht is ook relevant voor compliance. Als jouw organisatie onder de AVG valt, moet je kunnen aantonen dat je controle hebt over wie wat print en of gevoelige documenten op een verantwoorde manier worden afgehandeld. Print reporting zakelijk helpt je bij die verantwoording.
Hoe je printgedrag monitort
Printgedrag monitoren doe je via print management software. Die software houdt bij wie een printopdracht verstuurt, wanneer, naar welk apparaat, hoeveel pagina’s en of het kleur- of zwart-witdruk betreft. Al die gegevens worden centraal opgeslagen en zijn beschikbaar via rapportages.
Afhankelijk van de software kun je filteren op:
- Gebruiker of medewerker
- Afdeling of kostenplaats
- Locatie of apparaat
- Periode (dag, week, maand, kwartaal)
- Type afdruktaak (kleur, zwart-wit, duplex, enkelvoudig)
Die data geeft je een volledig beeld van hoe de printomgeving wordt gebruikt. Dat beeld is de basis voor elke beslissing die je daarna maakt.
JWS werkt met verschillende print management platformen, waaronder Printix, PaperCut en MyQ. Elk platform heeft eigen rapportagemogelijkheden, maar de kern is hetzelfde: je krijgt inzicht, je kunt ingrijpen.
Welke data kun je inzien?
Als je printgebruik analyseert via print management software, heb je toegang tot gedetailleerde gegevens. Wat je precies kunt inzien hangt af van de gekozen oplossing, maar in de meeste gevallen gaat het om:
Per gebruiker: hoeveel pagina’s heeft iemand geprint in een bepaalde periode, op welke apparaten, en wat is de verhouding kleur versus zwart-wit?
Per afdeling: welke afdeling heeft het hoogste printvolume? Zijn er uitschieters die om een verklaring vragen?
Per apparaat: welke printer wordt het meest gebruikt? Welke staat onderbenut? Die informatie helpt bij beslissingen over de plaatsing en het aantal apparaten.
Kosten per kostenplaats: sommige systemen koppelen printvolume direct aan interne kosten, zodat je per afdeling kunt zien wat printen hen kost. Dat maakt kostenbeheersing concreet en bespreekbaar.
Meer over hoe printvolume tracking werkt lees je op de uitlegpagina over printvolume tracking. Voor inzicht in tonergebruik kun je ook de uitlegpagina over toner usage reporting raadplegen.
Van data naar beleid
Data verzamelen is één ding, er iets mee doen is een tweede. Met inzicht in printgedrag van medewerkers kun je gericht beleid maken. Een paar praktische voorbeelden:
Standaard duplex instellen. Als uit de rapportage blijkt dat een groot deel van de afdruktaken enkelvoudig is, kun je duplex afdrukken als standaard instellen. Dat halveert het papierverbruik zonder dat medewerkers daar bewust voor hoeven te kiezen.
Kleurdruk beperken. Kleurpagina’s kosten aanzienlijk meer dan zwart-wit. Door kleurdruk te beperken tot bepaalde gebruikers of functies, kun je de kosten direct terugdringen.
Ongebruikte apparaten afstoten. Als blijkt dat een bepaalde printer nauwelijks wordt gebruikt, is het de moeite waard om te bekijken of je dat apparaat kunt verwijderen of samenvoegen met een ander.
Bewustwording creëren. Sommige organisaties sturen medewerkers periodiek een overzicht van hun eigen printgebruik. Dat stimuleert bewust gedrag zonder dat je een verplichtend beleid hoeft door te voeren.
Wil je weten hoe je printkosten kunt terugdringen met de inzichten die print reporting je geeft? Lees dan ook onze blog over printkosten besparen.
Print reporting in de context van managed print services
Inzicht in printgedrag is ook een kernonderdeel van managed print services. Bij MPS neemt een externe partij het beheer van jouw printomgeving over, inclusief de monitoring en rapportage. Dat betekent dat je niet zelf de data hoeft te interpreteren: de leverancier doet dat voor je en vertaalt het naar concrete aanbevelingen.
Meer over wat managed print services inhouden en waarom ze zinvol kunnen zijn, lees je in de blog over wat managed print services zijn en de blog over waarom managed print services (https://jws.nl/waarom-managed-print-services/).
Als je zelf aan de slag wilt met print management, kun je ook direct kijken naar de print management pagina van JWS voor een overzicht van de beschikbare oplossingen.
Aan de slag: praktische stappen
Als je nog geen inzicht hebt in het printgedrag van jouw medewerkers, kun je dit stapsgewijs opbouwen:
- Kies een print management softwareoplossing die past bij jouw omgeving en het aantal gebruikers.
- Stel rapportages in op gebruikers- en afdelingsniveau.
- Laat de data een periode draaien, zodat je een betrouwbaar beeld krijgt.
- Analyseer de uitkomsten en bepaal waar je wilt bijsturen.
- Stel beleid in via de software, zoals standaard duplex of kleurrestricties.
- Evalueer na drie tot zes maanden opnieuw.
Zo groei je van geen inzicht naar een printomgeving die je actief beheert.
Veelgestelde vragen over inzicht in printgedrag medewerkers
Kan ik printgedrag monitoren zonder dat medewerkers dat weten?
Je mag printgedrag monitoren als werkgever, maar transparantie is belangrijk. Informeer medewerkers over het feit dat printactiviteit wordt bijgehouden, bij voorkeur via een bedrijfsreglement of privacybeleid. De AVG vereist dat je hier open over bent.
Welke print management software is geschikt voor het monitoren van printgedrag?
Dat hangt af van de omvang van jouw organisatie en de behoefte aan functionaliteiten. PaperCut, Printix en MyQ zijn bekende oplossingen die uitgebreide rapportagemogelijkheden bieden. JWS helpt je bij het bepalen welke oplossing het beste aansluit bij jouw situatie.
Hoe gedetailleerd kan ik printgebruik analyseren?
In de meeste print management systemen kun je tot op individueel gebruikersniveau analyseren. Je ziet welke documenten zijn geprint, op welk apparaat, wanneer en in welk volume. Sommige systemen tonen zelfs de bestandsnaam, hoewel je dit ook kunt beperken om privacy te respecteren.
Wat levert inzicht in printgedrag op?
Concreet inzicht leidt tot betere beslissingen over je printinfrastructuur, lagere printkosten en bewuster gedrag bij medewerkers. Organisaties die actief sturen op printgedrag besparen structureel op papier-, toner- en onderhoudskosten.
Is print reporting ook nuttig voor kleinere organisaties?
Ja. Ook bij tien of twintig medewerkers kan inzicht in printgedrag helpen om onnodige kosten te voorkomen. Veel print management oplossingen zijn schaalbaar en ook geschikt voor kleinere omgevingen.
Wil je eindelijk inzicht in wat er in jouw printomgeving gebeurt? JWS helpt je bij het inrichten van print reporting die past bij jouw organisatie. Of je nu klein bent of groot, er is altijd een oplossing die aansluit. Neem contact op of vraag een offerte aan op jws.nl.
