Op afstand printen, een printjob vanaf een andere locatie versturen naar een printer op kantoor of in een filiaal, is voor veel organisaties een praktische behoefte geworden. Hybride werken is de norm, medewerkers werken vanuit huis, van een andere vestiging of onderweg. Toch moeten documenten soms fysiek beschikbaar zijn op een specifieke locatie. In dit artikel bespreken we welke oplossingen er zijn, wanneer je welke aanpak kiest en hoe je de beveiliging goed regelt.
Wat is op afstand printen?
Remote printing houdt in dat je een bestand verstuurt naar een printer die zich niet in hetzelfde lokale netwerk bevindt als de computer of het apparaat waarvan je print. Het document reist via het internet of een beveiligde verbinding naar de printer op de doellocatie.
Dat klinkt eenvoudiger dan het is. Traditionele printinfrastructuur is ontworpen voor lokale netwerken. Printers zijn bereikbaar via IP-adressen op het interne netwerk, niet via het open internet. Er zijn daarom specifieke oplossingen nodig om remote printing mogelijk te maken.
Drie hoofdoplossingen voor remote printing
Cloudprinten
Bij cloudprinten wordt de printjob niet rechtstreeks naar de printer gestuurd, maar naar een cloudplatform. De printer haalt de job vervolgens zelf op. Dit vereist geen open poorten in de firewall en is daarmee een van de veiligste en eenvoudigste opties.
Cloudprintoplossingen zijn schaalbaar en werken op vrijwel elk apparaat: laptop, tablet of smartphone. Je beheert printers en gebruikers centraal via een dashboard. Meer over de werking van cloudprinten lees je op de pagina wat is cloud printing.
VPN-printing
Met een VPN-verbinding log je virtueel in op het bedrijfsnetwerk. Zodra je verbonden bent, is de printer bereikbaar alsof je op kantoor zit. VPN-printing is betrouwbaar en werkt goed voor medewerkers die toch al een VPN gebruiken voor toegang tot bedrijfssystemen.
Het nadeel is afhankelijkheid van de VPN-verbinding. Als die traag of instabiel is, kan dat problemen geven met grotere printbestanden. Bovendien vereist elke medewerker een geconfigureerd VPN-account, wat beheerlast oplevert.
Universeel printen via Microsoft
Microsoft biedt met Universal Print een cloudgebaseerde printoplossing die volledig integreert met Microsoft 365 en Azure Active Directory. Printers worden geregistreerd in de Microsoft-tenant en zijn beschikbaar voor alle gebruikers met de juiste rechten, ongeacht locatie.
Dit is een aantrekkelijke optie voor organisaties die al zwaar inzetten op Microsoft 365. Beheer is gecentraliseerd, er zijn geen printservers nodig en medewerkers printen met hun bestaande Microsoft-account. Meer hierover vind je op de pagina serverloos printen.
Voor- en nadelen per aanpak
Cloudprinten biedt de meeste flexibiliteit en is apparaatonafhankelijk, maar vereist een abonnement op een cloudprintplatform en een cloudklare printer of connector. VPN-printing sluit aan op bestaande infrastructuur maar voegt afhankelijkheid en beheercomplexiteit toe. Microsoft Universal Print is elegant voor Microsoft 365-omgevingen, maar vereist de juiste licentievorm en een compatibele printer of printconnector.
Meer over cloud print management en de mogelijkheden om printbeheer volledig naar de cloud te verplaatsen, vind je op de JWS-website.
Beveiliging bij op afstand printen
Beveiliging is het meest onderschatte aspect van remote printing. Een paar vragen die je als IT-verantwoordelijke moet stellen:
Wie mag op afstand printen?
Niet elke medewerker heeft reden om op afstand naar elke printer te kunnen printen. Beperk toegang tot de medewerkers en printers waarvoor dat functioneel noodzakelijk is. Rechtenstructuren via Active Directory of het cloudprintplatform maken dit beheersbaar.
Hoe voorkom je onbeheerde documenten?
Een klassiek beveiligingsprobleem: een medewerker print op afstand naar de kantoorprinter, maar niemand is aanwezig om het document op te pakken. Het ligt uren onbeheerd in de uitvoerlade, zichtbaar voor iedereen die langs loopt.
De oplossing is follow-me printing of beveiligd printen: de printjob wordt pas vrijgegeven als de gebruiker zich bij de printer identificeert via pas, pincode of app. Zo wacht het document in de wachtrij totdat de medewerker er zelf bij staat. Meer over mobiel printen en de bijbehorende beveiligingsopties vind je op de JWS-website.
Is de verbinding versleuteld?
Zorg dat printdata altijd versleuteld wordt verstuurd. Goede cloudprintplatformen doen dit standaard. Bij VPN-printing is de versleuteling onderdeel van het VPN-protocol. Print nooit via onbeveiligde verbindingen, zeker niet voor vertrouwelijke documenten.
Hybride werken als aanjager van remote printing
De opkomst van hybride werken heeft de behoefte aan remote printing sterk vergroot. Medewerkers zijn niet meer vijf dagen per week op kantoor, maar willen wel de vrijheid om een document te printen wanneer ze het nodig hebben, ongeacht hun locatie.
Tegelijkertijd zien we dat hybride werken ook de vraag naar printen in zijn algemeenheid verlaagt. Medewerkers werken digitaler. Maar voor de momenten dat een fysiek document noodzakelijk is, moet de oplossing wel naadloos werken. Een omslachtig proces waarbij je een VPN opzet, drivers installeert en de juiste printer opzoekt, werkt niet. Medewerkers zoeken alternatieven of omzeilen het proces.
Goed ingerichte cloudprintoplossingen verlagen die drempel aanzienlijk. De printer is beschikbaar via de normale werkplek, zonder extra stappen.
Welke oplossing past bij jouw organisatie?
De keuze hangt af van de bestaande IT-omgeving, het aantal medewerkers dat regelmatig op afstand print, het type documenten en de beveiligingseisen. Organisaties met een Microsoft 365-omgeving en moderne printers kunnen relatief eenvoudig Universal Print of een vergelijkbare cloudoplossing implementeren. Organisaties met een complexere infrastructuur of strenge compliance-eisen hebben mogelijk maatwerk nodig.
Wil je weten welke remote printing-oplossing past bij jouw infrastructuur en het hybride werkbeleid in jouw organisatie? JWS helpt je graag verder, van advies tot implementatie. Vraag een vrijblijvende offerte aan.
