Weet jij wat je organisatie maandelijks uitgeeft aan printen? Voor de meeste bedrijven is dat verrassend onduidelijk. Printkosten berekenen klinkt eenvoudig, maar er gaan meer factoren in mee dan alleen de prijs van een tonercartridge. In deze blog leer je stap voor stap hoe je de echte kosten per pagina in kaart brengt, wat het verschil is tussen kleur en zwart-wit of A3 en A4, en hoe je de Total Cost of Ownership eerlijk vergelijkt.
Waarom printkosten berekenen loont
Veel organisaties besteden aandacht aan grote kostenposten zoals software, personeel of kantoorhuur, maar printkosten verdwijnen makkelijk onder de radar. Ze worden geboekt als kantoorbenodigdheden of vallen op in periodes van een grote papierbestelling, maar een structureel overzicht ontbreekt vaak.
Toch lopen de kosten bij grotere printvolumes snel op. Zeker als je meerdere apparaten hebt staan, een mix van kleur- en zwart-witprinters gebruikt, of regelmatig A3-formaat afdrukt. Door je printkosten systematisch te berekenen, zie je direct waar je geld naartoe gaat en waar je keuzes kunt maken.
Het goede nieuws: je hoeft geen financieel expert te zijn om dit te doen. Je hebt een aantal basisgegevens nodig, een heldere structuur en wat geduld.
De vijf kostencomponenten van printen
Voordat je kunt rekenen, moet je weten wat er eigenlijk meespeelt. Printkosten bestaan uit vijf onderdelen. Soms worden die apart gefactureerd, soms zitten ze verpakt in een abonnement of servicecontract. Door ze los te bekijken, krijg je een reeel beeld.
- Verbruiksartikelen (toner, inkt, drum)
Dit is het meest zichtbare onderdeel: de cartridge of tonermodule die je regelmatig vervangt. Wat de kosten per pagina precies zijn, hangt af van de paginadekking (hoeveel van de pagina is bedrukt), het type apparaat en het formaat. Bij een hogere paginadekking verbruik je meer toner per vel. - Papier
Papier lijkt goedkoop, maar bij hoge volumes is het een serieuze kostenpost. Let ook op formaat: A3-papier is duurder dan A4, en zwaarder papier (voor presentaties of brochures) kost meer dan standaard 80-grams kantoorpapier. - Onderhoud en service
Printers hebben onderhoud nodig: onderdelen slijten, rollen moeten worden vervangen, en soms is er een storing. In een servicecontract zijn deze kosten vaak meegenomen in een vaste prijs per pagina of per maand. Als je geen contract hebt, betaal je reparaties ad hoc, wat onvoorspelbaar is. - Afschrijving van het apparaat
Een printer of multifunctional heeft een aanschafprijs. Die kosten verdeel je over de gebruiksperiode van het apparaat. Hoe meer je print, hoe meer je de investering terugverdient. Bij lease is de maandelijkse termijn de maatstaf. Meer over de keuze tussen kopen en leasen lees je in de blog over printer leasen of kopen. - Energieverbruik
Printers, en zeker grote multifunctionals, gebruiken stroom. Dit wordt vaak vergeten in kostenoverzichten. Kijk naar het verbruik in standby-modus versus actief gebruik, want veel apparaten staan een groot deel van de dag niet actief te printen.
Hoe je de kosten per pagina berekent
De kosten per pagina (ook wel cost-per-page of CPP) zijn de meest bruikbare maatstaf om printers en situaties te vergelijken. Je berekent die door de totale kosten over een periode te delen door het aantal geprinte pagina’s in diezelfde periode.
In de praktijk werk je het makkelijkst met maandcijfers:
- Wat zijn de maandelijkse tonerkosten? (aanschaf of verbruik via contract)
- Hoeveel papier wordt er verbruikt?
- Wat kost het servicecontract per maand?
- Wat is de maandelijkse afschrijving of leasetermijn?
- Wat is de gemiddelde energierekening gerelateerd aan printen?
Tel dat op en deel door het aantal pagina’s dat je in die maand hebt geprint. Zo krijg je een eerlijk getal per pagina, zonder verrassingen.
Heb je geen volledig beeld van je printvolumes? Veel moderne apparaten registreren dit zelf. Via het bedieningspaneel of een beheersysteem zie je exact hoeveel pagina’s er per maand zijn afgedrukt. Meer over hoe je dat bijhoudt, lees je op de uitlegpagina over printvolume tracking.
Zwart-wit printen vs. kleur: wat is het verschil?
Dit is een vraag die vrijwel elke organisatie bezighoudt. Kleurenprints zien er beter uit, maar ze kosten significant meer dan zwart-witprints. Dat verschil zit in meerdere factoren.
Bij kleurendruk gebruik je vier toners tegelijk: cyaan, magenta, geel en zwart. Bij zwart-wit gebruik je alleen de zwarte toner. Dat maakt de verbruikskosten per kleurpagina hoger, soms een veelvoud van de kosten per zwart-witpagina.
Bovendien zijn kleurenprinters en multifunctionals doorgaans duurder in aanschaf of lease dan zwart-witapparaten van vergelijkbaar formaat en snelheid.
Dat wil niet zeggen dat je nooit in kleur moet printen. Voor offertes, marketingmateriaal, presentaties of productcatalogi kan kleur de boodschap versterken. Maar voor interne documenten, conceptversies of facturen is zwart-wit bijna altijd de betere keuze.
Een slimme aanpak: stel kleurenafdrukken in als standaard alleen mogelijk na bewuste keuze van de gebruiker. Zo voorkom je onnodig kleurgebruik. Bij follow-me printing en print management-oplossingen kun je dit soort regels eenvoudig instellen.
A4 vs. A3: wanneer loont groot formaat?
A3-printen is duurder dan A4, om meerdere redenen. Het papier kost meer, de toner per pagina is hoger (want het oppervlak is groter), en A3-apparaten zijn over het algemeen duurder in aanschaf of lease.
Toch is er voor sommige sectoren een duidelijke behoefte: architecten, engineers, reclamebureaus, opleidingsinstituten en bouwbedrijven werken regelmatig met grote formaten. Voor hen is A3 een functionele noodzaak, geen luxe.
De vraag die je jezelf moet stellen: hoeveel procent van je totale printvolume is echt A3? Als dat een klein deel is, kan het goedkoper zijn om A3-prints extern te laten drukken of een aparte, kleinere A3-printer te plaatsen naast een snelle A4-multifunctional voor het dagelijks gebruik.
Total Cost of Ownership: de volledige vergelijking
Als je twee apparaten of twee leveranciers vergelijkt, kijk dan nooit alleen naar de aanschafprijs of het maandelijkse leasebedrag. Dat is de TCO-valkuil: het apparaat met de laagste prijs blijkt achteraf duurder door hoge tonerkosten, veel storingen of een beperkt servicecontract.
Total Cost of Ownership (TCO) tel je als volgt op:
- Aanschaf- of leasekosten over de contractperiode
- Verwachte tonerkosten op basis van jouw printvolume en paginadekking
- Papierkosten
- Servicekosten en garantievoorwaarden
- Energieverbruik over de gehele periode
Door dat getal te vergelijken tussen apparaten of aanbieders, maak je een veel eerlijkere afweging. Meer over toner en de rol ervan in je totale printkosten lees je op de uitlegpagina over toner.
Managed Print Services (MPS) bundelt al deze kosten vaak in een voorspelbaar bedrag per pagina. Dat maakt begroten eenvoudiger en voorkomt onverwachte rekeningen. Op de pagina over wat zijn Managed Print Services (https://jws.nl/wat-zijn-managed-print-services/) lees je hoe dat werkt.
Waar haal je de gegevens vandaan?
Om je printkosten goed te berekenen, heb je betrouwbare data nodig. Hier zijn de meest voorkomende bronnen:
- Printvolume: lees dit uit via het apparaat zelf of via een print management systeem
- Tonerverbruik: kijk naar aankoopfacturen of het aantal vervangen cartridges per kwartaal
- Servicekosten: zie je servicecontract of recente facturen van de technische dienst
- Energieverbruik: raadpleeg het technisch datasheet van het apparaat of je energiefactuur
Als je meerdere apparaten hebt, is het zinvol om per apparaat een overzicht te maken en dan te totaliseren. Zo zie je ook welke apparaten relatief duur zijn per pagina en wellicht beter vervangen of geconsolideerd kunnen worden.
Een print management oplossing kan dit proces aanzienlijk vereenvoudigen, omdat alle data automatisch wordt bijgehouden en je direct inzicht hebt in kosten per afdeling, per gebruiker of per apparaat. Lees ook de blog over printkosten besparen voor concrete vervolgstappen nadat je je kosten in kaart hebt gebracht.
Stappenplan: zo begin je
Als je wil starten met het berekenen van je printkosten, doorloop dan deze stappen:
- Inventariseer alle printapparaten in je organisatie
- Verzamel printvolumes per apparaat over de afgelopen drie maanden
- Breng de kosten per categorie in kaart (toner, papier, service, lease/afschrijving, energie)
- Bereken de kosten per pagina per apparaat
- Identificeer uitschieters: apparaten met hoge kosten per pagina of lage benutting
- Overweeg op basis hiervan consolidatie, vervanging of een ander contractmodel
Dit hoeft niet perfect te zijn in de eerste ronde. Een globale berekening geeft je al genoeg inzicht om gerichte vragen te stellen aan je leverancier of om een offerte te vergelijken.
Veelgestelde vragen over printkosten berekenen
Wat zijn de kosten per pagina voor een gemiddelde zakelijke printer?
De kosten per pagina variëren sterk afhankelijk van het apparaat, het printvolume en de mate van kleurgebruik. Zwart-witpagina’s zijn doorgaans aanzienlijk goedkoper dan kleurenpagina’s. Omdat concrete bedragen sterk afhangen van je specifieke situatie, is het verstandig dit op basis van je eigen data te berekenen of te laten doorrekenen door een specialist.
Wat is het verschil in kosten tussen A3 en A4 printen?
A3-printen kost meer dan A4 vanwege de hogere papierprijs, het grotere tonerverbruik per pagina en de hogere aanschafprijs van A3-apparaten. Hoe groot het verschil is, hangt af van je apparaat en contractvorm. Als A3 slechts een klein deel van je volume uitmaakt, kan het interessant zijn om dit buiten de deur te doen of met een apart compact A3-apparaat op te lossen.
Hoe weet ik hoeveel pagina’s mijn organisatie per maand print?
De meeste moderne printers en multifunctionals houden paginatellers bij die je via het bedieningspaneel kunt raadplegen. Een print management systeem biedt meer detail: per afdeling, per gebruiker of per apparaat. Zo krijg je een volledig en betrouwbaar overzicht.
Wat is TCO en waarom is het belangrijk bij het kiezen van een printer?
TCO staat voor Total Cost of Ownership: de totale kosten van een apparaat over zijn gehele gebruiksperiode. Dat omvat aanschaf of lease, verbruiksartikelen, service, energie en papier. Door TCO te vergelijken in plaats van alleen de aanschafprijs, maak je een eerlijkere afweging tussen apparaten of leveranciers.
Is een servicecontract goedkoper dan zelf reparaties regelen?
Dat hangt af van je printvolume en de leeftijd van je apparaten. Bij hoge volumes en oudere machines biedt een servicecontract zekerheid en voorspelbare kosten. Bij lage volumes en nieuwe apparaten onder garantie kan een all-in servicecontract duurder uitvallen dan incidenteel onderhoud. Laat je hier goed over adviseren.
Wil je weten wat jouw printkosten per pagina zijn en waar je kunt besparen? JWS brengt samen met je de huidige situatie in kaart en adviseert over de meest passende oplossing voor jouw organisatie. Neem contact op via de contactpagina of vraag direct een offerte aan. Zo weet je precies waar je aan toe bent.
