Cloudprinten biedt organisaties veel flexibiliteit: je stuurt een document naar de printer zonder dat je op kantoor hoeft te zijn, en je hebt geen lokale printserver nodig. Maar hoe zit het met de beveiliging? Veilig cloudprinten gaat over meer dan een sterk wachtwoord. Het vraagt om een bewuste aanpak van encryptie, toegangscontrole en monitoring. In deze blog lees je wat de risico’s zijn en welke maatregelen je als organisatie kunt nemen.
Wat zijn de beveiligingsrisico’s van cloudprinten?
Wanneer je een document via de cloud verstuurt naar een printer, legt dat document een route af. Van jouw apparaat, via een cloudplatform, naar het printapparaat op kantoor. Op elk punt in die route kan er iets misgaan als je geen goede beveiliging hebt ingericht.
De meest voorkomende risico’s zijn:
- Documenten die onderschept worden tijdens de verzending
- Onbevoegde gebruikers die toegang krijgen tot de printomgeving
- Documenten die blijven liggen in de printerwachtrij en door iemand anders worden opgepakt
- Geen overzicht van wie wat heeft geprint, waardoor datalekken moeilijk te traceren zijn
Zeker als je werkt met gevoelige informatie, zoals persoonsgegevens, financiële documenten of contracten, is het belangrijk om deze risico’s serieus te nemen. De AVG verplicht je bovendien om aantoonbaar zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens, ook als die worden geprint. Meer over printen en de AVG lees je in onze blog over printen en de AVG.
Encryptie: jouw documenten beschermd onderweg
Een van de belangrijkste pijlers van veilig printen via de cloud is encryptie. Dat betekent dat jouw document versleuteld wordt verstuurd, zodat het onleesbaar is voor iemand die het onderschept.
Moderne cloudprintoplossingen maken standaard gebruik van versleutelde verbindingen. Zorg er altijd voor dat de oplossing die je kiest dit ook aantoonbaar ondersteunt. Vraag bij twijfel naar de beveiligingsdocumentatie van de leverancier.
Encryptie beschermt niet alleen het transport, maar in sommige oplossingen ook de opslag. Documenten worden dan versleuteld bewaard totdat de gebruiker ze daadwerkelijk vrijgeeft bij het apparaat.
Authenticatie bij het apparaat: cloud secure print in de praktijk
Cloud secure print gaat verder dan alleen het beveiligd versturen van je document. Het gaat er ook om dat alleen de juiste persoon het document kan ophalen. Dat doe je met authenticatie bij het printapparaat.
Dit werkt in de praktijk zo: je stuurt een document naar de printer, maar het wordt niet direct afgedrukt. Pas als je jezelf identificeert bij het apparaat, wordt de printopdracht vrijgegeven. Dat kan met:
- Een pincode
- Een persoonlijke badge of pas
- Een authenticatie-app op je telefoon
Dit principe staat ook wel bekend als follow-me printing of pull printing. Je loopt naar het apparaat dat jou het beste uitkomt, je identificeert jezelf en jouw document wordt geprint. Documenten die niet worden opgehaald, worden na verloop van tijd automatisch verwijderd.
Meer over hoe dit werkt lees je op de uitlegpagina over follow-me printing en de uitlegpagina over pull printing.
Auditlogs: weten wie wat heeft geprint
Een belangrijk onderdeel van cloudprinten beveiliging is inzicht. Met auditlogs leg je vast wie, wanneer, wat heeft geprint en op welk apparaat. Dat is waardevol om twee redenen.
Ten eerste kun je bij een incident snel achterhalen wat er is gebeurd. Ten tweede stimuleert het bewust printgedrag bij medewerkers, omdat ze weten dat hun printactiviteit inzichtelijk is.
Goede cloudprintoplossingen bieden standaard rapportagemogelijkheden waarmee je dit soort data centraal kunt inzien. Dat helpt ook bij compliance-trajecten, want je kunt aantonen dat je controle hebt over wie toegang heeft tot gevoelige documenten.
Welke maatregelen moet jouw organisatie nemen?
Veilig cloudprinten is geen product dat je aanschaft, het is een combinatie van techniek en beleid. Dit zijn de maatregelen die je als organisatie moet treffen:
Technische maatregelen:
- Zorg voor encryptie van het transport (minimaal TLS)
- Stel authenticatie in bij het printapparaat
- Kies een cloudprintoplossing met auditlogging
- Zorg dat documenten automatisch worden verwijderd als ze niet worden opgehaald
Organisatorische maatregelen:
- Maak een printbeleid en communiceer dit naar medewerkers
- Beperk toegangsrechten op basis van rol of afdeling
- Voer periodiek een controle uit op printactiviteit
De juiste cloudprintoplossing helpt je bij al deze punten. Bekijk onze pagina over cloud print management voor een overzicht van de oplossingen die JWS aanbiedt.
Cloudprinten en beveiliging combineren: het kan
Organisaties aarzelen soms om over te stappen op cloudprinten, juist vanwege zorgen over beveiliging. Maar moderne cloudprintoplossingen zijn ontworpen met beveiliging als uitgangspunt. Met de juiste inrichting is cloudprinten minstens zo veilig als een traditionele printomgeving met een lokale server, en in veel gevallen zelfs veiliger.
Denk je na over een overstap naar cloudprinten of wil je jouw huidige printomgeving beter beveiligen? Kijk dan ook eens naar onze dienstpagina over beveiligd printen en scannen voor een completer beeld van de mogelijkheden.
Veelgestelde vragen over veilig cloudprinten
Is cloudprinten veilig voor gevoelige documenten?
Ja, mits je de juiste maatregelen treft. Encryptie van het transport, authenticatie bij het apparaat en auditlogging zijn de drie pijlers van een veilige cloudprintomgeving. Met die maatregelen op orde is cloudprinten geschikt voor gevoelige documenten.
Wat is het verschil tussen cloudprinten en cloud secure print?
Cloudprinten verwijst naar het printen via een cloudplatform in plaats van een lokale printserver. Cloud secure print voegt daar een beveiligingslaag aan toe: je document wordt pas vrijgegeven als je jezelf identificeert bij het apparaat. Dat voorkomt dat documenten onbeheerd bij de printer blijven liggen.
Voldoet cloudprinten aan de AVG?
Dat hangt af van hoe je de oplossing inricht. Zorg dat je verwerker een verwerkersovereenkomst biedt, dat data binnen de EU blijft en dat je toegangsrechten goed geregeld zijn. Een goede cloudprintoplossing biedt je de tools om AVG-compliant te werken.
Hoe lang worden documenten bewaard in de cloud?
Dat verschilt per oplossing en per instelling. Bij cloud secure print worden documenten doorgaans automatisch verwijderd na een ingestelde periode, of direct nadat ze zijn afgedrukt. Controleer altijd de retentie-instellingen van jouw oplossing.
Wat als een medewerker vergeet zijn document op te halen?
Bij cloud secure print en follow-me printing wordt een niet-opgehaald document na een ingestelde tijd automatisch verwijderd uit de wachtrij. Zo blijven gevoelige documenten nooit onbeheerd liggen, ook niet digitaal.
Wil je weten hoe jouw organisatie veilig kan cloudprinten? JWS helpt je bij het kiezen en inrichten van een cloudprintoplossing die past bij jouw beveiligingseisen. Neem gerust contact op of vraag een offerte aan via onze website. We kijken graag met je mee naar wat er nodig is.
