Een zakelijke printer die regelmatig onderhoud krijgt, werkt betrouwbaarder, gaat langer mee en geeft minder problemen. Toch is printeronderhoud iets dat veel organisaties pas serieus nemen op het moment dat er iets misgaat. In dit artikel leggen we uit welk onderhoud er bij zakelijke printers komt kijken, wat je zelf kunt doen en wanneer je een professional inschakelt.
Waarom is regelmatig printeronderhoud belangrijk?
Een printer verwerkt dagelijks honderden of duizenden pagina’s. Dat laat sporen na. Stof, papierresten en slijtage van bewegende onderdelen stapelen zich op als je de printer niet regelmatig onderhoudt. Het resultaat: verminderde afdrukkwaliteit, meer papierstoringen en uiteindelijk grotere reparaties of een vroegtijdige vervanging.
Goed onderhoud is dus geen kostenpost, maar een investering. Het voorkomt onnodige downtime en verlengt de levensduur van je apparaat. Lees ook onze blog over hoe lang een printer meegaat voor meer context over levensduur en vervanging.
Wat houdt onderhoud van een zakelijke printer in?
Printeronderhoud bestaat uit twee delen: wat je zelf kunt doen als gebruiker, en wat een technicus periodiek uitvoert.
Onderhoud door de gebruiker
De meeste gebruikers kunnen een deel van het basisonderhoud zelf uitvoeren. Denk aan het reinigen van de buitenkant van de printer met een droge doek, het verwijderen van papierresten na een papierstoring en het controleren van de inktcartridges of toner op het juiste vulniveau.
Bij inkjetprinters is het verstandig om regelmatig een reinigingscyclus van de printkoppen te draaien, zeker als de printer een periode niet is gebruikt. Verstopte printkoppen zijn een veelvoorkomende oorzaak van slechte afdrukkwaliteit.
Bij laserprinters is het verstandig om het binnenste van de printer af en toe voorzichtig te reinigen met perslucht of een zachte borstel, zodat tonerstof en papierstof zich niet ophopen bij de fuseereenheid of de drum. Wil je meer weten over hoe deze onderdelen werken? Lees onze uitleg over de fuser unit en de drum unit.
Periodiek onderhoud door een technicus
Naast het dagelijks basisonderhoud heeft een zakelijke printer periodiek een grondiger onderhoudsbeurt nodig. Een technicus controleert dan de slijtage van bewegende onderdelen, reinigt interne componenten grondig, voert firmware-updates uit en vervangt preventief onderdelen die aan het einde van hun levensduur komen.
Dit type onderhoud is wat je terugvindt in een servicecontract of onderhoudscontract. Wil je weten hoe dat werkt en wat het kost? Lees dan onze blog over het servicecontract voor printers.
Veelvoorkomende problemen die onderhoud voorkomt
De meeste storingen die op kantoor voorkomen zijn te herleiden tot een gebrek aan onderhoud. Hieronder staan de meest voorkomende problemen en hoe je ze voorkomt.
Papierstoringen ontstaan vaak door stof en papierresten in de papierinvoer of door versleten rubber rollen die het papier niet meer goed grijpen. Regelmatig reinigen en tijdig vervangen van de invoerrolletjes voorkomt dit.
Slechte afdrukkwaliteit, zoals strepen, vlekken of vage tekst, is vaak het gevolg van een vuile of versleten drum bij laserprinters, of verstopte printkoppen bij inkjetprinters. Een reinigingscyclus of tijdige vervanging van de drum lost dit doorgaans op.
Oververhitting kan optreden als de ventilatie-openingen van de printer verstopt zitten met stof. Zorg dat de printer voldoende ruimte heeft en dat de ventilatieopeningen regelmatig worden schoongemaakt.
Foutmeldingen en vastlopers worden soms veroorzaakt door verouderde firmware. Controleer regelmatig of er updates beschikbaar zijn voor je printermodel.
Hoe vaak moet je een zakelijke printer laten onderhouden?
De frequentie hangt af van het gebruik. Een printer die dagelijks zwaar wordt belast heeft vaker onderhoud nodig dan een printer die maar een paar keer per week in gebruik is.
Als vuistregel geldt dat preventief onderhoud door een technicus bij intensief zakelijk gebruik minimaal één keer per jaar zinvol is. Bij zeer hoge printvolumes kan dat twee keer per jaar zijn. Lichte gebruikers komen vaak toe met een onderhoudsbeurt eens in de twee jaar.
De meeste leveranciers nemen de frequentie van onderhoud op in het servicecontract, zodat je hier niet zelf over hoeft na te denken.
Zelf regelen of uitbesteden?
Voor basisonderhoud zoals reinigen en verbruiksartikelen vervangen is zelf doen prima. Maar voor het periodiek technisch onderhoud en reparaties is het verstandig om dat over te laten aan een specialist.
Zeker als je meerdere printers beheert of als de printer een centrale rol speelt in je bedrijfsvoering, is uitbesteden de meest praktische keuze. Je weet dan zeker dat het onderhoud goed wordt uitgevoerd en dat er snel iemand klaarstaat bij een storing.
JWS biedt service en onderhoud voor zakelijke printers van merken als Konica Minolta, Epson en Ricoh. Bekijk onze servicepagina voor meer informatie.
