Documenten met vertrouwelijke informatie worden dagelijks geprint op kantoor. Salarisinformatie, klantcontracten, medische dossiers: het gaat erom dat die documenten alleen bij de juiste persoon terechtkomen. Beveiligde printoplossingen zorgen ervoor dat dat ook daadwerkelijk het geval is. In deze blog lees je wat die oplossingen inhouden, welke varianten er bestaan en wanneer ze zinvol zijn voor jouw organisatie.
Wat zijn beveiligde printoplossingen?
Beveiligde printoplossingen zijn technische maatregelen die voorkomen dat afgedrukte documenten bij de verkeerde persoon terechtkomen. Ze pakken daarmee een probleem aan dat op veel kantoren speelt: iemand stuurt een document naar de printer, loopt er te laat heen en het document wordt opgepakt door een collega die er niets mee te maken heeft.
Dat klinkt misschien onschuldig, maar als het gaat om vertrouwelijke gegevens kan dat serieuze gevolgen hebben. Zeker in sectoren als de zorg, het onderwijs, de financiële dienstverlening of bij overheidsinstellingen is zorgvuldig omgaan met gedrukte documenten geen luxe, maar een vereiste.
Beveiligde printoplossingen zijn er in verschillende vormen, van eenvoudige pincodes tot geavanceerde authenticatie met een bedrijfspas. Welke variant past bij jouw situatie hangt af van hoe gevoelig de informatie is die je verwerkt en hoe groot je organisatie is.
Pull printing: afdrukken pas als jij er bent
Een van de meest gebruikte vormen van printbeveiliging zakelijk is pull printing. Het idee is eenvoudig: je stuurt een document naar de printer, maar het wordt pas afgedrukt op het moment dat jij jezelf identificeert bij het apparaat.
Je loopt naar de printer die het meest in de buurt is, je authenticeert jezelf en dan pas begint de printer met afdrukken. Zo sta jij altijd bij de printer als jouw document uitkomt. Er blijft niets liggen.
Een bijkomend voordeel: als je toch besluit dat je het document niet meer nodig hebt, kun je de opdracht annuleren zonder dat er papier is verspild. Dat scheelt ook in de printkosten. Meer over hoe dit principe werkt lees je op de uitlegpagina over pull printing.
Pincode printing: laagdrempelig en effectief
Een toegankelijke variant van secure printing oplossingen is pincode printing. Hierbij krijgt elke printopdracht een unieke pincode. Alleen degene die de code kent, kan het document vrijgeven bij het apparaat.
Dit werkt goed in omgevingen waar medewerkers niet allemaal beschikken over een bedrijfspas of badge-lezer, maar waar je toch een basisniveau van beveiliging wilt inrichten. Denk aan kleine en middelgrote organisaties die eenvoudig aan de slag willen met veilig printen zakelijk.
Het nadeel van pincodes is dat ze gedeeld kunnen worden. Voor organisaties waar strikte toegangscontrole noodzakelijk is, is authenticatie via badge of app een betere keuze. Meer over pincode printing lees je op de uitlegpagina over pincode printing.
Authenticatie bij het apparaat
Naast pincodes zijn er meer geavanceerde methoden om je te identificeren bij het printapparaat:
- Badge of pas: je houdt je personeelspas voor de lezer en de printer herkent jou. Dit werkt snel en is gebruiksvriendelijk.
- Mobiele authenticatie: via een app op je telefoon geef je jouw printopdrachten vrij.
- Biometrie: vingerafdruk of gezichtsherkenning, minder gangbaar in printomgevingen maar technisch mogelijk.
Authenticatie via badge is momenteel de meest gebruikte methode in grotere organisaties. Het sluit vaak aan op bestaande toegangspasjessystemen, waardoor de implementatie eenvoudiger is.
Dit principe van authenticatie bij het apparaat is nauw verwant aan follow-me printing, waarbij je jouw opdracht op elk apparaat in het netwerk kunt vrijgeven. Bekijk de uitlegpagina over follow-me printing voor meer informatie.
Encryptie van printopdrachten
Naast authenticatie is encryptie een belangrijk onderdeel van beveiligde printoplossingen. Wanneer een document van jouw computer naar de printer wordt gestuurd, reist het door het netwerk. Zonder encryptie kan iemand met de juiste tools dat dataverkeer onderscheppen en lezen.
Met encryptie is het document versleuteld onderweg. Zelfs als iemand het verkeer onderschept, kan diegene er niets mee. Dit is met name relevant in grotere netwerkomgevingen of bij organisaties die werken met draadloze verbindingen.
Goede print management software regelt encryptie standaard in, zodat je hier als gebruiker geen omkijken naar hebt.
Wanneer heb je beveiligde printoplossingen nodig?
Niet elke organisatie heeft dezelfde behoeften. Maar er zijn situaties waarbij beveiligde printoplossingen geen overbodige luxe zijn:
- Je verwerkt persoonsgegevens die onder de AVG vallen
- Medewerkers werken op gedeelde locaties of in open kantooromgevingen
- Je werkt in een sector met strenge compliancevereisten (zorg, overheid, financieel)
- Je hebt meerdere vestigingen of locaties met gedeelde printers
- Je wilt inzicht in wie wat print, voor rapportage of kostenbeheer
In al deze situaties bieden beveiligde printoplossingen een laag van controle die anders ontbreekt. Ze beschermen niet alleen de inhoud van documenten, maar ook de reputatie van jouw organisatie.
Bekijk wat JWS op dit gebied te bieden heeft via de dienstpagina over beveiligd printen en scannen.
Beveiligde printoplossingen en print management
Beveiligde printoplossingen staan zelden op zichzelf. Ze maken doorgaans deel uit van een bredere print management aanpak. Via print management software kun je niet alleen afdrukken beveiligen, maar ook inzicht krijgen in printvolumes, kosten toewijzen aan afdelingen en beleid afdwingen.
Wil je meer weten over hoe printkosten besparen samenhangt met beveiligde printoplossingen? Lees dan ook onze blog over printkosten besparen.
VEELGESTELDE VRAGEN
Veelgestelde vragen over beveiligde printoplossingen
Wat is het verschil tussen pull printing en follow-me printing?
Pull printing verwijst naar het principe dat een document pas wordt afgedrukt als de gebruiker zichzelf identificeert bij het apparaat. Follow-me printing is een specifieke implementatie van dat principe waarbij je jouw printopdracht op elk apparaat in het netwerk kunt vrijgeven. In de praktijk worden de termen vaak door elkaar gebruikt.
Is pincode printing veilig genoeg voor gevoelige documenten?
Pincode printing biedt een basisbescherming en is voor veel organisaties een goede startpunt. Voor hoog gevoelige informatie is authenticatie via badge of app aan te raden, omdat een pincode gedeeld kan worden en dus minder persoonlijk is.
Moet ik speciale hardware aanschaffen voor beveiligde printoplossingen?
Dat hangt af van de oplossing. Voor badge-authenticatie heb je een kaartlezer nodig op het printapparaat. Veel moderne multifunctionele printers hebben die ingebouwd of als optie beschikbaar. Voor pincode-gebaseerde oplossingen is vaak geen extra hardware nodig.
Kan ik beveiligde printoplossingen combineren met cloudprinten?
Ja, dat is goed mogelijk. Moderne cloudprintoplossingen ondersteunen standaard authenticatie bij het apparaat. Je stuurt je document via de cloud en geeft het vrij via pincode, badge of app. Zo combineer je flexibiliteit met beveiliging.
Hoe helpt beveiligd printen bij AVG-compliance?
De AVG verplicht organisaties om passende maatregelen te nemen ter bescherming van persoonsgegevens, ook in fysieke vorm. Beveiligde printoplossingen zorgen ervoor dat geprinte documenten alleen bij de beoogde ontvanger terechtkomen. Auditlogs leggen bovendien vast wie wat heeft geprint, wat helpt bij het aantonen van compliance.
Benieuwd welke beveiligde printoplossing past bij jouw organisatie? JWS denkt graag met je mee. Of je nu net begint met nadenken over printbeveiliging of een concrete uitdaging hebt: we helpen je verder. Neem contact op of vraag een offerte aan via jws.nl.
