Wanneer een gebruiker een document naar de printer stuurt, wordt het niet direct afgedrukt. In plaats daarvan wordt de taak tijdelijk opgeslagen in het geheugen van de printer of op een printserver. De gebruiker moet vervolgens fysiek naar de printer gaan en daar de vooraf ingestelde pincode invoeren om de taak vrij te geven. Pas daarna wordt het document geprint.
Belangrijkste kenmerken
- Persoonlijke pincode gekoppeld aan de afdruktaak
- Beveiligde opslag van printopdrachten tot vrijgave
- Verhoogde vertrouwelijkheid voor gevoelige documenten
- Geschikt voor gedeelde printers in kantoren
Voordelen
- Betere beveiliging van vertrouwelijke informatie
- Voorkomt stapels ongewenste prints op de printer
- Minder papier- en tonerverspilling doordat vergeten taken niet worden afgedrukt
- Eenvoudig in te stellen op veel moderne printers en via printbeheeroplossingen
Nadelen en aandachtspunten
- Extra handeling nodig voor de gebruiker, wat iets meer tijd kost
- Risico op vergeten pincode waardoor de taak niet kan worden opgehaald
- Afhankelijk van compatibiliteit met printerhardware en printmanagementsoftware
Toepassingen in de praktijk
PIN code printing wordt veel toegepast in omgevingen waar vertrouwelijkheid en informatiebeveiliging belangrijk zijn, zoals in overheidsinstanties, zorginstellingen, advocatenkantoren en financiële instellingen. In combinatie met printmanagementsoftware zoals Printix, YSoft SafeQ Cloud of Optimidoc kan PIN code printing onderdeel zijn van een breder pakket aan beveiligings- en toegangscontrolefuncties.
